Tạo báo cáo chi phí và hoàn tiền tự động
Workflow này tự động xử lý các hóa đơn/biên lai, trích xuất thông tin chi phí, tạo báo cáo và khởi tạo yêu cầu hoàn tiền, giảm gánh nặng hành chính cho nhân viên.
Phù hợp với: Nhân viên bán hàng, quản lý dự án, bất kỳ ai thường xuyên phát sinh chi phí công tác cần một cách hiệu quả để nộp báo cáo chi phí và hoàn tiền.
Video hướng dẫn
Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Tài khoản của các AI Agent bên dưới (free tier là đủ để chạy thử).
- Một công cụ liên kết tự động: Zapier / Make.com / n8n.
- Nguồn dữ liệu đầu vào: Google Sheet, Notion, Airtable hoặc API.
- 30–60 phút thời gian setup lần đầu, sau đó workflow tự chạy.
AI Agent sử dụng
Click vào mỗi AI Agent để xem hướng dẫn, giá và link tải về.
Hướng dẫn setup chuyên sâu
Hướng dẫn setup chi tiết
- 1
Tải lên hóa đơn/biên lai
Người dùng tải hình ảnh hoặc PDF của hóa đơn/biên lai lên Google Drive hoặc một thư mục chia sẻ. Make theo dõi thư mục này.
- 2
Trích xuất dữ liệu chi phí
Make gửi hình ảnh/PDF đến một công cụ OCR như Tesseract OCR (hoặc dịch vụ OCR khác) để trích xuất các thông tin quan trọng như tên nhà cung cấp, số tiền, ngày tháng, loại chi phí.
- 3
Phân loại và tạo báo cáo
Dữ liệu trích xuất được đưa vào Make để phân loại chi phí, gán vào các dự án/danh mục thích hợp và cập nhật vào Google Sheets. Make cũng tạo một báo cáo chi phí tổng hợp.
- 4
Khởi tạo yêu cầu hoàn tiền
Make kết nối với hệ thống kế toán (ví dụ: QuickBooks) để tự động tạo một giao dịch chi phí hoặc yêu cầu hoàn tiền dựa trên dữ liệu đã phân tích. Thông báo được gửi đến người quản lý để phê duyệt.
Kết quả bạn sẽ đạt được
- Tiết kiệm 60–80% thời gian xử lý lặp lại so với làm thủ công.
- Workflow tự chạy theo lịch (mỗi giờ / mỗi ngày), không cần can thiệp.
- Có thể nhân bản và tuỳ biến cho nhiều use case khác nhau.